Ach, hoe vaak dit wel niet gebeurt:

Iemand: “Ah ja, daar moet ik X voor hebben. Marcel, kan jij dat in doen?”

Marcel: “Okido, doe ik vanavond!”

Ook Marcel: doet het niet vanavond.

Afspraken naleven is superbelangrijk, maar om één of andere redenen zijn menselijke hersenen er barslecht in. Iemand herkennen aan het geluid van hoe hij wandelt, terwijl je een koptelefoon op hebt, van 20 meter afstand? Geen probleem. Onthouden dat je elke maandagavond de vuilnis moet buiten zetten? Onmogelijk.

Dan moet ik altijd denken aan dit fundamentele idee van David Allen, de man die Getting Things Done heeft uitgevonden:

“Your mind is for having ideas, not keeping them.”

Hij heeft natuurlijk groot gelijk. Mensenhersenen zijn prachtige machines om creatief te zijn, nieuwe dingen te bedenken, mensen te begrijpen enzovoort. Maar die dingen bijhouden kunnen we echt niet. Toch is het belangrijk om zo goed mogelijk op te volgen en taken op tijd uit te voeren.

Kunnen we dat op de Nie Normaal Digitale manier aanpakken? Tuurlijk.

De methode: maak een routine om georganiseerd te blijven

Ik kan uren praten over de verschillende programma’s en tools om taken te beheren (da’s wat mijn klanten van mij verwachten) maar eerlijk gezegd, als het puntje bij paaltje komt, is er niets belangrijker dan de methode. Hoe fancy de apps ook zijn die je gebruikt, het komt uiteindelijk neer op een routine te hebben waar je jezelf georganiseerd houdt, en een paar triggers en gewoontes om juist om te gaan met je verantwoordelijkheden.

Wat zijn de onderdelen van onze methode?

De inbox

Als je dit nog niet hebt, ga je zo meteen een enorm verschil merken in hoe georganiseerd je kan zijn. Wat is de inbox? Het is één plaats waar alles terecht komt.

Er schiet je te binnen dat je klant A nog een factuur moet sturen? Steek het in de inbox.
Iemand belt en vraagt of je tegen morgen X kan doorsturen? Steek het in de inbox.
Je krijgt een brief die je moet lezen? Steek het in de inbox.

Het doel van de inbox is om een centrale plaats te zijn waar je heel snel en gemakkelijk om het even wat in kan dumpen. Als je gefocust aan het werken bent, wil je niet afgeleid worden dus wil je dat het maar een seconde of vijf duurt om je idee te parkeren en uit je hoofd te halen.

De reden waarom dit zo goed werkt is omdat elk idee of elke taak die je in je hoofd houdt een “open loop” wordt. Je brein moet dat in leven houden en doet dat door er regelmatig opnieuw aan te denken. Maar als je zo 80 dingen hebt, is er gewoon geen plaats meer om echt werk te doen. Je hebt waarschijnlijk al vaak momenten gehad van “phoe, ik moet even opschrijven wat ik allemaal te doen heb.” Wel, dat willen we nu een permanente, vaste plek geven die elke dag zijn werk doet.

Het sorteren

Je kan natuurlijk niet voor eeuwig taken dumpen in je inbox en er niets mee doen. Om dit systeem goed te laten werken, moet je elke dag die inbox leegmaken en taken verwijderen, delegeren, doen of sorteren. Met “sorteren” bedoel ik, het op een plaats zetten waar je weet dat het op een goed moment gaat gebeuren. Dat kan bijvoorbeeld een lijst met taken voor dit specifieke project zijn, of een lijstje met alle telefoontjes die je nog moet doen.

Dit is iets wat je gemakkelijk vergeet (ik toch) dus probeer het een vast moment te geven. Je kan bijvoorbeeld het laatste half uur van de dag gebruiken om dit te doen. Ik stel een half uur voor omdat er een kleine twist is: elke taak die twee minuten of minder duurt om uit te voeren, doe je meteen.

Het verhelderen

Dit lijkt op het eerste zicht een detail, maar is het zeker niet: hoe noem je je taken? Kijk, het ding is, je kan heel gemakkelijk snel iets opschrijven dat je moet doen, maar dan als je er later naar terug kijkt is je context weg en heb je geen flauw idee meer waar het nu over ging. Dat heb ik echt veel te veel.

Dus tijdens je sorteer-proces moet je je toekomstige, verwarde, luie zelve een dienst bewijzen en het zo gemakkelijk mogelijk maken om de taak uit te voeren. Wat betekent dat?

  • Beschrijf de taak in de imperatief; begin met een werkwoord. (“Bel naar X en zeg dat Y,” “Zet foto’s in Y.”)
  • Denk goed na over de “grootte” van de taak. De kans is groot dat je iets moet opsplitsen, dan noemen we dit een project en dan heb je twee elementen nodig. Het doel of de uitkomst van het project, en de volgende actie. Dat betekent de eerste volgende kleine gemakkelijke stap die je kan ondernemen om je project verder te zetten. Elk project moet een volgende stap hebben.

De uitvoering

En nu is het kwestie van te doen! Besteed niet té veel tijd aan deze organisatie. Organiseer meer zodra het nodig is, niet vroeger en niet later. Want uiteindelijk is het toch je hard geconcentreerde werk dat het belangrijkst is.

De app: een digitale hulp die organiseren gemakkelijk maakt

Het allerbelangrijkste aan de methode die ik hier beschrijf, is dat je “systeem” altijd en overal beschikbaar moet zijn. Als dat voor jou betekent dat je een notitieboekje altijd meeneemt, ga je gang, maar ik heb m’n smartphone veel vaker bij de hand dan een stylo en een boekje.

Mijn favoriete app om dit alles gestroomlijnd in orde te krijgen is Todoist. Op het eerste zich een vrij eenvoudige app, maar bij Todoist hebben ze een paar heel belangrijke features;

  • Een goede app voor elk toestel. Echt overal: Android, iOS, Windows, Mac, Google Chrome-extensie, Firefox-extensie, Apple Watch, enzovoort.
  • Een inbox e-mailadres. Dat betekent dat je e-mails kan forwarden naar Todoist zodat ze mooi in je centrale inbox terecht komen.
  • Supersnelle quick add. Ik kan op elk platform binnen 5 seconden een taak invoeren. Todoist begrijpt het ook als je bijvoorbeeld “tomorrow” intypt, en zal de taak markeren dat hij morgen een deadline heeft.
  • Krachtige tagging- en zoekfunctie. Als je meer geavanceerd wordt, kan je bijvoorbeeld alle taken verzamelen die gemakkelijk zijn en maar 5 minuten duren. Dus in die kleine stukjes tijd wanneer je iets te doen wil hebben, kan je dat snel in orde krijgen.

Dus je moet maar eens proberen die app te installeren en zien wat je er van denkt. Laat’t mij weten! Heb je zelf nog tips voor de methode, of een andere app die je graag gebruikt? Ik hoor het graag.

 

Leave a Reply