Een paar jaar geleden trad ik toe als kersvers bestuurslid bij een jeugdtheater. (Litoziekla) Mijn taak was nu om mee te helpen met de organisatie van, elk jaar,

  • Twee voorstellingen
  • Een theaterkamp
  • Een ledenweekend
  • Nog allerlei activiteiten tussendoor

Nu, mijn generatie bestuur kwam net op een moment dat er veel vorige bestuursleden hun rol stopten, dus we hadden weinig directe hulp.

Wat een chaos. Alle bestuursleden zijn studenten dus doen dit nog tussendoor, maar we bleven maar dingen vergeten, te laat informatie doorgeven aan leden, enzovoort. (Ooit vergaten we zelfs de sleutel van het toilet te vragen voor een voorstelling!) Kortom, we waren de hele tijd bezig met brandjes te blussen, voor iets dat eigenlijk elk jaar ongeveer hetzelfde is.

Dat moest beter kunnen. Op dat moment werd het mijn missie om de productiviteit te verhogen zodat we efficiënt en effectief konden werken.

Het idee: je bedrijf is een systeem

Dat is de kerngedachte van systeemdenken.

Zie je onderneming als een complex systeem met een hele hoop componenten en processen die met elkaar reageren. Het grote systeem heeft subsystemen, een soort machines die draaien en bepaalde taken uitvoeren.

Kijk, een hele hoop zaken (en wij vroeger ook) zijn altijd bezig met zwemmen. Op dat moment ben je alleen maar aan het denken aan boven water blijven. Er is geen tijd om te kijken of je wel de perfecte zwemvliezen aan hebt, want je wil vooral niet verdrinken.

Maar als je gaat systeemdenken wordt je bedrijf een vlot. Iets dat drijft en waar jij op kan staan terwijl het verder dobbert. Pas dan kan je rondom je kijken. Je kan in de verte staren of je wel in de juiste richting vaart, je kan je vlot bekijken en stukjes vervangen of verbeteren.

Wanneer je je bedrijf bekijkt als een systeem, kan je afstand nemen van de uitvoering en doen waar je goed in bent: manieren bedenken om het beter te maken.

Dat is de positie waar je je in wil bevinden.

Waarom tekst ook technologie is

En zo geschiedde. We namen de draaiboeken die onze voorgangers ooit hadden gemaakt (maar die al lang niet meer geüpdatet waren en ook niet heel praktisch gestructureerd waren), en begonnen met een nieuw draaiboek.

Dat zou een stappenplan bevatten voor praktisch elk proces (op z’n minst de meest cruciale), met alle templates en uitleg-video’s die nodig zouden zijn.

Je vindt dit idee nog terug onder de noemers van “Standaard operatieprocedures” (SOP) of “procesbeheer,” maar eerlijk gezegd vind ik die termen zo saai klinken dat ik ze meestal probeer te ontwijken 😉

Ik besliste om dat draaiboek op een Google Site te zetten, zodat:

  • Elk bestuurslid aanpassingen kon maken
  • Het gemakkelijk was om door de pagina’s te bladeren
  • Je multimedia-inhoud kon toevoegen (foto’s, filmpjes, Google Docs)
  • Je kon linken tussen pagina’s (een beetje zoals onze eigen Wikipedia)

Het was, eerlijk gezegd, even moeilijk om te zorgen dat iedereen hier ook effectief gebruik van maakte. Ik zette er zelf een heleboel inhoud op en was die ene persoon die de hele tijd zei “kijk op het draaiboek! steek dat in het draaiboek!”

Maar nu gebruiken we het vollen bak. En we weten elke keer opnieuw precies wat we moeten doen, wat we niet mogen vergeten en waar we op moeten letten.

Het is niet ingewikkeld.

Wat er in het draaiboek staat, zijn letterlijk basic stapjes zoals “ga nu naar je e-mail, typ dit in” of “stuur een mail naar deze persoon en vraag dit, hier is een voorbeeld-email” of “om een voorstelling te maken moet je dit en dit en dit doen tegen deze datum.”

Zo kunnen wij doen waar we goed in zijn: creatief zijn.

En dat is de kern van onze zaak: mooie voorstellingen maken, leuke activiteiten verzinnen voor op kamp, en ons zelf ook amuseren natuurlijk.

Dat draaiboek heeft werk uit onze handen genomen omdat we nu minder hoeven na te denken en minder zorgen moeten maken. Daarom is het technologie.

Daar draait het toch allemaal om? Met automatisering kunnen we slimmer werken en ons meer richten op waar we van houden.

De eerste stap naar volledige automatisering

Misschien is het op dit punt een soort van “bonus,” maar dit systematiseren is een voorwaarde voor volledige automatisering. Je kan een robot niet uit zichzelf laten uitzoeken wat hij allemaal moet doen, je moet hem precies vertellen wat hij moet doen en wanneer en wat als er iets fout loopt.

Met die gedachte kan je dan een aantal niveau’s van automatisering beschrijven:

  1. Volledig manueel
  2. Met een script om te volgen
  3. Uitbesteed aan iemand die het script volgt
  4. Uitbesteed aan een robot of programma

Zie je hoe je, op een heel natuurlijke manier eigenlijk, stap voor stap slimmer en efficiënter kunt gaan werken?

Jouw toekomst: rooskleurig

En zo bouw je weer verder aan een wereld waar robots robots kunnen zijn, en mensen mensen kunnen zijn. Creatief. Lachend. Spelend.

Precies de wereld die ik met Nie Normaal Digitaal probeer te bouwen met allerlei bedrijven. En nu hoor jij erbij.

Het betekent veel dat je hier tot het einde las, bedankt. Ik hoop dat je wijzer bent geworden.

Nog één vraag: als je dit graag las, deel het met een vriend of vriendin. Laten we samen een beweging beginnen waar we gewoon elke dag de mensen rondom ons helpen. Met elke kans die we krijgen.

Leave a Reply