Als je documenten moet kopiëren, heb je een probleem.

Het punt dat ik vandaag wil maken is dat, als je documenten moet kopiëren, je een probleem hebt.

Je dit ongetwijfeld al meegemaakt: je wil een document maken dus je maakt een bestand op je computer. Dan heb je hulp nodig van Marie en Johan om hun delen toe te voegen, dus je stuurt je document door naar beide.

En dan begint het.

Ze maken alletwee ergens aanpassingen en jij moet het dan samenvoegen. Wie heeft wat gedaan? Waar zijn er dingen veranderd? Was je vertrokken van de laatste versie? Is er iets verwijderd?

Het zijn gewoon administratieve zorgen waar je niet mee wil bezig zijn.

Jouw taak is de inhoud, niet het combineren of zeker zijn dat er de laatste versie is, en zo voort.

Nu, in de nieuwe manier van werken gebeurt het iets anders: als je een document aanmaakt, komt het meteen op een gedeelde locatie. (Niet op jouw computer.)

Om het document aan te passen, moet je er enkel mee verbinden. Maakt niet uit waar je bent.

Zo gaat het ook voor je collega’s: je deelt het bestand, zij verbinden ermee en je bent gewoon samen bezig aan hetzelfde.

Zo gaat het ook voor klanten: stuur gewoon een link door (zij kunnen natuurlijk niet aanpassen). Jij kan zelfs het document aanpassen nadat je het verstuurde.

Dat laat digitale transformatie toe: je werkt gewoon fundamenteel anders. Het is zo’n simpel maar zo’n krachtig concept.

Zet één versie van één document op één plaats.

Hoe houd je dan vorige “versies” bij? Wel, het document zelf houdt zijn eigen geschiedenis bij. Dus je kan letterlijk terugspoelen en zien wie wat heeft verandert.

Geen v1, v2.3, 12 juli 2012, _initialen, final final draft afgewerkt gelieve te updaten final afgewerkt meer.

Proper, hè? Nu hoor ik je natuurlijk zeggen,

“Ik vind dat eigenlijk niet zo erg, ik werk meetstal alleen heb zo’n ingewikkelde dingen niet nodig.”

Eerst, onthoud dat dit eigenlijk eenvoudiger is. Je moet niet meer bestanden in verschillende mapjes en e-mails en USB-sticks hebben. Het staat altijd op dezelfde plaats.

Ten tweede, zelfs alleen haal je hier voordeel uit: stel dat je op de trein zit en je wil nog snel iets toevoegen of aanpassen. Geen zin om de laptop boven te halen of je hebt hem gewoon niet mee.

Dan neem je gewoon je telefoon, je opent het bestand, doet je ding en klaar!

De volgende keer dat je het opent op de computer, staan daar jouw nieuwe veranderingen gewoon bij.

Hoe kan je dit in de praktijk brengen?

Hier is natuurlijk geen plaats om in details te gaan, maar er zijn twee grote aanbieders van cloud software die dit aanbieden:

• Microsoft met Office 365, de Office-programma’s die je kent met een heleboel cloud-features erbij.
• Google met G Suite; je hebt Google Docs waarschijnlijk al eens gebruikt. Dit is hun professionele oplossing.

Dus dat kan je eens opzoeken om te beginnen werken zoals een digitaal bedrijf van de toekomst.

Kijk gerust nog wat rond op deze website als je meer zoals dit wil leren.

Ben je nieuwsgierig naar hoe goed je zaak het doet, qua digitaal werken, in het algemeen? Ik heb een quiz opgesteld die je een aantal vragen stelt. Waarschijnlijk leer je aan de vragen en antwoorden ook wat bij, en je weet meteen of je Nie Digitaal of Nie Normaal Digitaal bent.